شرکت موظف است جهت حصول اطمينان از عدم گمراهي دارنده گواهینامه انطباق محصول، روش اجرایی موجود که در برگیرنده مقررات مربوط به شرایط استفاده از علامت انطباق شخص ثالث و گواهینامه می باشد، را از طریق وب سایت شرکت در اختیار ایشان قرار دهد.
1) دارنده گواهینامه انطباق محصول موظف است در حین استفاده از گواهینامه و علائم انطباق، نسبت به رعایت موارد زیر اقدام نماید:
سازمان‌هایی که موفق به اخذ گواهینامه انطباق محصول بر اساس طرح گواهی نوع 5 شده‌اند می‌توانند از علامت انطباق بر روی محصولات خود استفاده نمایند.
درصورتیکه دامنه شمول گواهینامه شامل همه انواع مدل های یک محصول نباشد، مدل محصولی که تحت دامنه شمول گواهینامه نمی باشد دارای علامت انطباق نباید باشد.
دارنده گواهینامه انطباق محصول که حق استفاده از علائم انطباق شخص ثالث را به دست آورده، حق اعمال هیچگونه جرح، تعدیل و یا تغییری را در علائم انطباق ندارد. تنها تغییری که دارنده گواهینامه انطباق محصول مجاز به اعمال آن می باشد در اندازه‌ی علامت انطباق می‌باشد.
در این ارتباط (تغییر اندازه علامت انطباق)، ذکر نکات زیر ضروری است:
الف) علامت انطباق باید کاملاً به صورت شفاف و خوانا باشد،
ب) محتویات علامت انطباق به صورت کامل حفظ شود.
از آنجا که علامت انطباق دارای شماره اعتباری می باشد، این شماره به عنوان بخشی از علامت انطباق تلقی شده و دارنده گواهینامه انطباق محصول نمی‌تواند شماره ی اعتبار را حذف، و یا خلاصه یا تغییر دهد.
دارنده گواهینامه انطباق محصول نباید از گواهینامه و یا علامت انطباق بگونه ای استفاده نماید که باعث ایجاد خدشه به اعتبار شرکت گردد.
نسخه الکترونیکی گواهینامه های انطباق محصولی که در تبلیغات عمومی و یا سایر اهداف مورد استفاده قرار می گیرد، نباید شامل هیچگونه قلم خوردگی باشد.
علامت انطباق تنها می‌بایست توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول مورد استفاده قرار گیرد و حق استفاده از گواهینامه و یا علائم انطباق نمی‌تواند توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول به شخص، نهاد و یا سازمان دیگری تفویض شود.
در صورتیکه علامت انطباق یا گواهینامه انطباق محصول به هر دلیلی توسط شرکت تحت تعلیق یا ابطال قرار گیرد، دارنده گواهینامه انطباق محصول باید کلیه تبلیغات خود را که مرتبط با گواهینامه تعلیق یا ابطال شده می‌باشد، متوقف نماید.
2) به منظور اطمينان شرکت از پیروی و رعایت الزامات استاندارد ملی ایران ایزو آی ای سی 17030 توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول، موارد زیر باید توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول رعایت گردد:
مطابق روشی نظام مند، نحوه استفاده از علامت انطباق شخص ثالث را در درون سازمان خود تحت كنترل و پایش قرار دهد.
در صورت وجود عدم انطباق مرتبط با نحوه کاربرد علائم انطباق، اقدامات اصلاحي مناسب را طراحی و پس از اخذ تاییدیه از شرکت، اعمال نموده و گزارش اقدامات صورت پذیرفته و نتایج حاصله از کنترل اثر بخشی اقدامات اصلاحی را به شرکت ارائه نمايد.
در صورت وجود شكايات مرتبط با نحوه استفاده دارنده گواهینامه انطباق محصول از علامت انطباق، كلية سوابق را نگهداري نموده و برای ارائه به شرکت در دسترس نگه دارد.
استفاده صحیح از گواهینامه و علامت انطباق یک موضوع قانونی بوده که از طرق مختلف توسط شرکت مورد پایش و نظارت قرار می‌گیرد که عبارتند از:
الف) جمع آوری شواهد در زمان انجام ارزیابی‌های مراقبتی و یا ارزیابی صدور مجدد گواهینامه
به منظور حصول اطمینان از کاربرد مناسب علائم انطباق توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول، ارزیابان در حین انجام ارزیابی مراقبتی و یا ارزیابی صدور مجدد اقدام به جمع‌آوری شواهد می‌نمایند.
ب) بررسی و نظارت سالیانه
به منظور حصول اطمینان از کاربرد مناسب علائم انطباق توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول، کارشناس ارزیابی انطباق محصول اقدام به بررسی و نظارت سالیانه به شرح زیر می‌نماید:
1. مشاهده تصادفی محصولات گواهی شده در سطح بازار و محل های استفاده،
2. بررسی بروشور‌ها، کاتالوگ‌ها، بنر‌های تبلیغاتی
3. بررسی اطلاعات مندرج در سایت اینترنتی.
ج) دریافت گزارشات و نظرات سایر ذینفعان
ذینفعان دارنده گواهینامه انطباق محصول از جمله مشتریان، نهاد های دولتی و... می توانند در صورت وجود ابهام درخصوص نحوه کاربرد گواهینامه و علائم انطباق توسط دارنده گواهینامه انطباق محصول، اقدام به ارائه گزارش و اطلاعات خود نمایند که با توجه به مطالب مطرح شده در فوق، شرکت موظف به پیگیری و اقدام (در صورت نیاز) می باشد.
تذکر: جهت كاهش سوء برداشت و عدم وضوح در ارتباط با محتویات علامت انطباق برای مشتریان دارنده گواهینامه انطباق محصول كه مي‌تواند منجر به كاهش اثر بخشي علامت انطباق گردد، کارشناس ارزیابی انطباق محصول بر حسب درخواست از طریق کانال های ارتباطی خود، اقدام به اطلاع رسانی، شفاف‌سازی و پاسخگویی به سوالات و ابهامات مشتریان محصولات گواهی شده می‌نماید.
در صورتیکه در حین پایش و نظارت بر نحوه استفاده دارنده گواهینامه انطباق محصول از علامت انطباق یا گواهینامه اطمینان حاصل شود که آن سازمان اقدام به استفاده‌ی نادرست، ادعاي ناصحيح يا گمراه كننده از علامت انطباق یا گواهینامه نموده است موضوع جهت تصمیم گیری به کارشناس فنی پرونده ارجاع می شود.
به منظور تصمیم گیری مناسب، جمع‌آوری کلیه‌ی اطلاعات لازم در ارتباط با موضوع در دستور کار قرار گرفته و به کارشناس فنی پرونده ارائه شده و تصمیم گیری در ارتباط با نحوه‌ی برخورد با دارنده گواهینامه انطباق محصول صورت می گیرد.
کارشناس فنی پرونده در ارتباط با هر گونه سوء كاربرد علامت انطباق شخص ثالث، به فراخور موضوع، طرحی را ايجاد و برقرار می‌نماید. این طرح علاوه بر افشای تخلف صورت گرفته از طریق وب سایت شرکت، می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
الف) تعلیق گواهینامه
در صورتی که اطلاعات جمع آوری شده بیانگر سوء استفاده‌ی سهوی یا جزئی دارنده گواهینامه انطباق محصول از گواهینامه یا علائم انطباق باشد، کارشناس فنی پرونده می‌تواند تا زمان رفع این سوء استفاده نسبت به تعلیق گواهینامه اقدام نماید.
در این ارتباط دارنده گواهینامه انطباق محصول موظف است بلافاصله نسبت به رفع عامل تعلیق اقدام نماید.
حصول اطمینان از رفع دلایل تعلیق (استفاده ی ناصحیح از گواهی نامه یا علائم انطباق)، تنها با انجام ارزیابی پیگیری حاصل خواهد شد.
تذکر: تکرار مجدد این سوء استفاده قابل اغماض نبوده و منجر به ابطال گواهینامه انطباق محصول خواهد شد.
ب) ابطال گواهینامه
در صورتی که اطلاعات جمع آوری شده نشان‌دهنده‌ی سوء استفاده عمدی (تخلف) یا تکرار سوء استفاده ی سهوی یا جزئی دارنده گواهینامه انطباق محصول از گواهینامه و علائم انطباق باشد، کارشناس فنی پرونده نسبت به ابطال گواهینامه اقدام خواهد نمود.
تذکر: به منظور اطلاع رسانی به ذینفعان محصول، کارشناس ارزیابی انطباق محصول می‌تواند نسبت به اطلاع رسانی به نهاد‌های حاکمیتی مربوطه و یا مشتریان عمده و پیمانکاران اقدام نماید.
ج) ساير اقدامات قانوني درصورت ضرورت
در مواقع سوء كاربرد علائم انطباق و گواهی نامه به وسيلة نهادی كه طرف قرارداد با شرکت نمي‌باشد، اقدامات قانونی لازم (مثلاً شکایت به محاکم قضایی)، در دستور کار شرکت قرار می‌گیرد.
تذکر: نهایتاً از آنجايي كه وضعيت حاكم بر هر مورد از سوء كاربرد علامت انطباق شخص ثالث متفاوت است، لذا کارشناس فنی پرونده می‌تواند به فراخور موضوع، از سایر طرح ها استفاده نماید